Sistema para Artes Marciais

Novidades

O DojoWeb está constantemente em melhorias em busca da melhor ferramenta possível. Nesta seção você pode acompanhar todas as nossas atualizações e novas implementações no DojoWeb.

Indicadores de desempenho: novo pacote de relatórios!

29 de setembro de 2017 por Andre Traichel

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são recursos essenciais em software de gestão para a sua academia de lutas. Eles irão ajudar na hora de decidir um processo, uma oferta ou a abertura de uma nova turma, por exemplo. Ou seja, se você tem essa ferramenta, poderá ver dados reais de como anda o seu negócio e com isto minimizar riscos.

No DojoWeb decidimos colocar este novo pacote justamente para que você possa ver os pontos fortes e fracos no seu centro de treinamento. Com os Indicadores de Movimento Geral, contratado lá no menu de Assinaturas e Cobranças, você poderá ver dados estatísticos relevantes ao seu negócio. Inicialmente estes dados estarão em 2 indicadores de desempenho distintos dentro deste pacote: Matrícula e ocupação e outro Por lutas:

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Sistema para artes marciais e lutas: DojoWeb.

25 de julho de 2017 por Andre Traichel

Para você ter boa gestão da sua academia, você precisará de um sistema para artes marciais e lutas. E isto não é algo ruim, na verdade é algo que só trará benefícios para a administração do seu negócio e o DojoWeb pode ser a sua ferramenta ideal.

Dashboard do Sistema

Ter um centro de treinamento significa gerenciar uma quantidade de informações que são essenciais. As grades de aula, os horários, quem são os seus alunos, quem está em dia e como anda o seu movimento financeiro são algumas das variáveis que devem ser geridas por aqueles que se arriscam na trilha de ser um empresário de lutas.

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Acesso para professores de lutas, colaboradores e novo layout.

14 de julho de 2017 por Andre Traichel

Neste mês de julho mais uma grande novidade entrou no DojoWeb: os usuários. Agora no software para artes marciais você poderá contratar usuários para que seus professores de lutas e colaboradores possam acessar o sistema. Com isso, eles poderão interagir como sistema do seu centro de lutas, agilizando os processos.

Acesso de professores de lutas

Cada professor poderá anotar as presenças e o que foi feito naquela aula, mantendo o histórico de tudo o que acontece na sua academia de lutas.

Para dar acesso:

1) Vá até o item “Assinatura e Cobranças” das Preferências, lá no canto superior direito do sistema;

2) No quadro sobre o “Plano”, acrescente o número de usuários desejados, lembrando que a sua conta sempre começa com 1, que é o proprietário da conta. Ao lado mostrará o valor total a ser pago mensalmente para a quantidade desejada. Estes usuários servirão para professores e colaboradores.

3) Uma vez contratado, vá até o cadastro do professor e clique em “Adicionar usuário”, como mostrado abaixo:

Adicionar usuário

4) Cadastre uma senha para ele e a confirme. Depois ele próprio poderá alterar a senha cadastrada.

IMPORTANTE: os usuários para professores o habilitam a ver SOMENTE os diários de aula onde o mesmo for o professor responsável ou marcado como substituto!

Acesso para colaboradores

Caso sua academia de lutas tenha uma recepcionista ou alguém para lidar com o financeiro, por exemplo, você pode dar um usuário para cada um. O processo é o mesmo citado acima para o professor, mas com a grande diferença das permissões. Ou seja, você poderá definir quais áreas do sistema cada um terá acesso e se esse será completo ou apenas de leitura. Assim só verá o movimento financeiro quem tiver permissão para isto, por exemplo.

Novo layout

Também nesta atualização alteramos o layout do sistema, deslocando o menu que era lateralmente para o topo. Assim, ganha-se mais espaço para as informações no corpo do sistema, melhorando o entendimento e a clareza:

Dashboard do Sistema


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Histórico é a novidade neste início de junho!

1 de junho de 2017 por Andre Traichel

Adotar um sistema de gestão traz inúmeras vantagens par você. Desde o correto registro de quem são seus alunos das lutas como o controle das mensalidades e pagamentos. Para isto, um histórico é necessário e muito importante.

Para que se tenha esse registro de maneira apurada e confiável, saber o que foi cadastrado ou alterado no software é fundamental. Pensando nisto que colocamos este recurso como a novidade do mês de junho no DojoWeb:

Tela de Histórico

Aqui ficarão marcadas as ações dos usuários a partir da data de hoje (01/06/2017), como era e como ficou. Além de se apresentar no formato de timeline, totalmente ajustável ao tamanho da tela, o Histórico tem alguns recursos visuais. Por exemplo, ações de exclusões ficam com bordas em vermelho. Alterações ficarão com borda laranja e novos cadastros, em verde.

Desta forma logo ao acessar o Histórico, que fica dentro das suas Preferências (canto superior direito), você saberá tudo o que aconteceu no seu sistema, de maneira simples e intuitiva. Isto garantirá que quando você tiver outros usuários no sistema, como professores ou colaboradores, você saberá as ações de cada um.

Qualquer dúvida sobre o uso do sistema não deixe de acessar nossa Central de Ajuda.

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Novo layout e novos recursos no DojoWeb neste mês de maio!

25 de maio de 2017 por Andre Traichel

O DojoWeb ganhou uma grande atualização neste mês de maio para o cadastro de aluno com o seu novo layout! Mais dinâmico, bonito e interativo, essa mudança marca também uma nova fase no sistema, que agora está sob os cuidados da Zanshin Software, empresa com mais de 12 anos de mercado em sistemas no modelo SaaS.

As novidades

Com a mudança o Painel ganhou um novo gráfico, onde mostra o fluxo de alunos ativos nos últimos 6 meses:

Gráfico no dashboard

O cadastro de aluno também está com um maior aproveitamento do espaço com o conceito de “Cards”:

Cadastro de aluno

O Diário de Aula agora possui dois novos recursos: o Professor substituto e o botão de Aula Realizada, para contabilizar corretamente as presenças dos alunos:

Professor substituto e o botão de Aula Realizada

No Financeiro, as abas para filtrar o tipo de movimento agora mostram o total daquele tipo como mostrado abaixo. Um recurso novo é a possibilidade de calcular o total apenas dos lançamentos que forem marcados, o que facilita em muito a baixa;

Abas para filtrar o tipo de movimento agora mostram o total

Outro recurso importante implementado é a remuneração do professor por hora de aula, além do comissionamento por aluno que está melhor explicado na Central de Ajuda do DojoWeb. Você poderá então ter os dois tipos de remuneração no mesmo professor, dependendo da disciplina cadastrada.

Remuneração do professor por hora de aula

Por fim, mas não menos importante, agora com a nova empresa como desenvolvedora do sistema o assinante passa a contar com suporte também por telefone, de segunda a sexta-feira, das 8:30 às 11:30 e das 13:30 às 17:20 (hB) pelo (51) 3762 1077 ou ainda pelo chat, no canto inferior direito dentro da Central de Ajuda do DojoWeb.

As ferramentas de gestão em uma academia de lutas.

23 de setembro de 2016 por Andre Traichel

Abrir uma academia de lutas é um sonho de qualquer atleta que chegou à faixa-preta ou que conquistou muitos títulos em sua modalidade.

São anos treinando e se aperfeiçoando para chegar em um ponto onde a carreira o coloca em uma vitrine que pode ser usada não apenas como uma forma de distração ou boa forma. Deve-se  também trazer algum retorno financeiro e uma carreira que pode unir o prazer com a profissão. No entanto, uma das coisas essenciais que deve-se saber ao encarar esta nova “batalha”, é que um centro de lutas ou dojo é uma empresa como qualquer outra.

Ou seja, você não é apenas um professor/treinador, você passará a ser um empresário e com isso terá todos os ônus e bônus desta escolha e a gestão apropriada é essencial.

Com isso em mente, destaco algumas das ferramentas que você deverá conhecer para embarcar nesse caminho!

Cadastro atualizado de alunos e fornecedores

Sim, pode parecer óbvio, mas muitas vezes quando se é professor terceirizado, isto não é uma preocupação e no máximo que se tem é o telefone do aluno. Quando a academia é sua, isto muda.

Você precisa ter os dados e fazer a correta gestão daqueles que frequentam seu espaço principalmente para a formação de mailing. Ou seja, dados de correspondência para manter um relacionamento comunicativo com quem frequenta (notícias, avisos, etc) e também para buscar aqueles que se afastaram.

No caso de fornecedores, ter o telefone daquele vendedor de tatame que entrega rápido pode ser um grande diferencial!

Padronização de processos do dojo

Quais são os seus horários? Como é feita a inscrição? É cobrada matrícula no momento e mais a mensalidade ou não? Família tem desconto? Estas são questões que devem ser padronizadas para que se tenha consistência nos métodos. Isto traz a sensação de segurança para o aluno que chega no seu dojo e facilita o trabalho de quem estará trabalhando com isto, como uma secretária por exemplo.

Para ver se seus processos estão dando certo, recomendo o uso do Ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão fácil de ser aplicada e que pode trazer muitos benefícios.

Identidade na internet

Sim, nos dias de hoje ter um website agradável e com conteúdo é essencial, pois muitas pessoas utilizam a pesquisa do Google para encontrar o que precisam.

O Facebook também é uma excelente ferramenta, onde você poderá deixar seus alunos fazer check-in, comentar e postar fotos. No entanto o website é algo que não vai depender de terceiros. Lembra do Orkut? Pois é, pode ser que um dia o Facebook não seja mais a vitrine, então tenha seu site sempre atualizado!

Gestão do Financeiro na academia de lutas: as contas a pagar e o que tem a receber

Este é um dos pontos que mais assusta na hora de montar uma empresa, mas é o mais importante.

Você precisa ter um controle do movimento de dinheiro da sua academia de lutas. Saber se no mês que vem o valor que vais receber dos alunos é o suficiente para pagar as contas da empresa. Aluguel, luz, água e impostos entre outros. Ou se terás que aumentar a captação com mais alunos ou outros recursos, como venda de equipamentos por exemplo.

Lembre-se que as contas estão sempre chegando, independente se você tem ou não o valor para quitá-las.

Faça um livro-caixa ou adote um sistema de gestão como o DojoWeb para automatizar os processos de controle!

Qualifique-se como um gestor!

Por fim, esta é a dica derradeira. Procure cursos sobre gestão financeira ou de pequenas empresas. O Sebrae tem sempre excelentes opções de cursos de curta duração e consultores que podem ajudar neste começo da vida empresarial e assim evitar muitos erros que poderão atrasar ou mesmo impedir o sucesso do seu negócio.


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Diário de turma e acréscimo de aluno avulso nas novidades de agosto!

2 de agosto de 2016 por Andre Traichel

Diário de Turma

Um sistema de gestão de alunos e turmas tem como principal serviço a organização dos alunos e com isso, manter um histórico de tudo que foi feito em classe. Nas escolas, os professores precisam preencher o diário de classe nas listas de chamada. Isto nada mais é do que o registro da matéria dada.

Pensando nisto, o DojoWeb, nosso software para gerenciar escolas de artes marciais, ganhou uma nova atualização neste início de agosto: o Diário de Turma!

Agora a antiga lista de presenças foi transformada no Diário de Turma. Ou seja, além de registrar as presenças dos alunos em determinado dia de aula, você poderá descrever o que foi trabalhado. Com isto mantém toda a história da aula, facilitando a programação futura do conteúdo dado.

Isto é importante para aqueles professores que queiram intercalar conteúdos, diversificar os treinos ou simplesmente ter um registro do que aconteceu. Os diários estarão no link próprio, onde se pode navegar por semanas, ou ainda visualizar os diários feitos cada dia dentro da própria turma.

Aluno visitante

Outra novidade colocada e pedida, foi a possibilidade de colocar alunos avulsos em um diário de turma. Com isto agora você poderá registrar a presença por exemplo que um aluno que esteja compensando uma aula que não veio.

Para isto, basta clicar em Adicionar Aluno dentro do diário, como mostrado na imagem que abre este artigo. Assim seus alunos podem compensar faltas e ainda manter o registro de quantas presenças ele teve, sem prejudicar a contagem para exames por exemplo.

Estas novidades são feitas para atender a você professor de artes marciais que quer manter o controle e organização do seu centro de lutas, fazendo assim uma gestão eficaz e moderna. Qualquer dúvida, não deixe de entrar em contato!

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Recibo nos lançamentos e ocorrência no aluno são as novidades de julho!

19 de julho de 2016 por Andre Traichel

Um das grandes vantagens de assinar pacote do Financeiro do DojoWeb é a possibilidade de cuidar de todos os movimentos financeiros do seu centro de lutas, com recibo por exemplo. Organizar as entradas e saídas é importantíssimo para a gestão eficaz de qualquer empresa e isto ajuda a prever cenários futuros, como falamos neste artigo aqui no blog.

Agora para facilitar ainda mais, colocamos neste mês um novo recurso: o recibo em PDF do movimento:

Recibo em PDF do movimento

Você seleciona os lançamentos desejados e ele gera o recibo. Uma vez gerado, basta imprimir e assinar. Se for a receber, quem assina é o responsável do seu dojo. Se for a pagar, é quem está lhe pagando que deverá assinar. Recibos são importantes para manter o correto controle por parte do aluno e mesmo do seu centro de treinamento, caso por exemplo de quem faz a cobrança não ter acesso ao sistema de artes marciais.

Outro recurso adicionado é a Ocorrência no aluno. Sabe quando acontece algo com um aluno seu, como por exemplo uma lesão ou uma conversa sobre uma negociação? É aqui que você registra este fato e deixa como histórico. Acesse o menu ALUNOS e entre naquele que deseja fazer a ocorrência:

Ocorrência no aluno

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Como controlar as contas a pagar e receber do seu centro de lutas.

10 de junho de 2016 por Andre Traichel

Imagem de recibo e dinheiro

Apesar da forma mais informal que é tratado – onde muitas vezes filosofia de treino e camaradagem dão o tom do ambiente – um centro de lutas ou dojo é uma pessoa jurídica e como tal precisa ter um balanço financeiro para sobreviver e contas a pagar e receber é algo fundamental.

Não importa se estamos falando de empresa ou associação (tem uma grande diferença!), na grande maioria dos casos a entidade terá custos a arcar desde antes da abertura das suas portas e isso se repetirá mensal ou até diariamente.

Impostos, taxas de prefeitura, aluguel, manutenção do local, compra de equipamentos, folha de pagamento. Estes são apenas algumas das contas a pagar que esperam todo mundo que se aventura em abrir o seu próprio dojo, fora de um clube ou de outra academia.

Estas despesas tendem a se repetir e dependendo da forma como você constitui a entidade empresarial, podem haver mais ou menos gastos e é de suma importância ter um previsão a longo prazo do montante a pagar. Por exemplo, se você for oferecer mais atividades além das artes marciais, como musculação, ginástica, treinamento funcional, etc, terá que ter uma academia e com isto, contratar um bacharel em Educação Física para ser o responsável técnico e fazer o registro de PJ no CREF da sua região, o que custa um bocado a mais…

Receitas X Despesas

Para que você possa controlar as despesas você precisa também controlar as receitas do seu centro. Normalmente são as mensalidades a grande fonte de renda de um dojo mas não precisa se restringir à isso: cursos, exames, vendas de materiais podem compor a receita total do lugar e este movimento deve ser igualmente controlado, tanto para saber quem pagou o quê quanto para saber, ao final do mês, se houve lucro, ou seja, a diferença entre tudo que foi pago e recebido.

Outra coisa importante é destacar que o ideal não é retirar todo o dinheiro desta diferença mas sim uma parte – estabelecida anteriormente – e deixar o restante para a empresa, pois ter uma reserva sempre disponível é crucial no andamento de qualquer negócio, principalmente nestes casos onde a sazonalidade da matrícula de alunos varia muito. Outro ponto é, novamente, ter uma previsão de receitas para saber se terá o suficiente para cobrir as despesas em meses futuros, para saber se precisará ou não complementar a receita ou ainda mexer naquela reserva mencionada anteriormente.

Usando nosso sistema para lutas

No DojoWeb você pode contratar o módulo financeiro e de mensalidades para fazer este controle. No pacote de mensalidade, você controla os pagamentos dos alunos e este alimentará diretamente o financeiro, que é organizado assim:

A RECEBER: todos os lançamentos de entrada que estão em aberto aparecerão aqui, inclusive se você tiver o pacote das MENSALIDADES, elas constarão aqui também;

A PAGAR: os lançamentos de saída em aberto estarão aqui, como por exemplo aluguel, luz, compra de materiais, etc.

RECEBIDOS e PAGOS: uma vez que você marcou uma entrada ou saída como PAGO, ele passará para estas abas e assim rapidamente você verá o que recebeu/pagou.

Você poderá fazer movimentos de entrada ou saída avulsos ou então agendá-los para que se repitam todos os meses, alimentando assim o fluxo mensal e tendo sempre uma previsão de entrada ou saída. As contas-correntes servem para indicar onde está o dinheiro (conta, poupança, carteira, etc)

Já as categorias servem para mostrar o tipo de dinheiro que você está movimentando e separá-lo, como por exemplo ter uma categoria para mensalidades e outra para exames, mas tudo dentro de Receitas. Assim você poderá fazer uma análise do quanto entrou de exames em determinado ano no futuro módulo de relatórios que terá o sistema.

Para resumir, podemos então afirmar que ter o controle exato e a previsão de receitas e despesas é fundamental para a saúde do seu dojo e que isto vai além de ver se sobrou algo no final do mês, mas também para o planejamento a longo prazo.


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Software na academia de lutas: organização de alunos e turmas

26 de maio de 2016 por Andre Traichel

Dojo Web - Aluno

Já comentamos em outros posts aqui do blog a importância de um software de gestão. Hoje vamos aprofundar um pouco mais sobre como um sistema pode ajudar na parte específica de alunos e turmas.

Uma das primeiras e óbvias vantagens de se adotar um sistema para o controle e gestão de cadastros é a formação e manutenção de uma base de dados daqueles que são ou foram seus alunos. Isto vai além de simplesmente ter o nome e endereço, uma vez que a cada dia vê-se a importância de ter mais dados sobre aquela pessoa a quem prestamos serviço.

Por exemplo, no caso de um centro de lutas é imprescindível ter acesso facilmente a dados médicos como tipo sanguíneo, plano de saúde ou histórico de doenças e dados de contato para os casos de acidentes. Um outro exemplo, mais cotidiano, é a associação do nome do aluno com a foto dele!

Pode parecer algo banal para o professor que está lidando com a turma repetidamente, mas pense no caso de seu dojo precisar de uma secretária ou outra pessoa para fazer a cobrança das mensalidades! Para ela ficaria mais fácil de identificar quem está pagando ou mesmo na lista de presenças da turma.

Informação sempre à mão

Outra razão para manter um bom cadastro se refere às graduações. Em muitas artes marciais, existe um tempo mínimo de carência entre os exames de faixa e não há melhor forma de controlar isto adequadamente do que com estes dados na ficha do aluno – preferencialmente que esta esteja online…

“- Ahh, mas eu só dou aula na academia, eles é que tem isso lá na secretaria…” Sim, é verdade, mas quando se deixa tudo para a academia, o professor está perdendo uma outra funcionalidade importante de um cadastro de alunos: formação de mailing!

Claro, deve-se ver como é o contrato do professor com a academia e se existe esta possibilidade, mas se for permitido ter em mãos os contatos dos alunos como fone e email, o professor poderá sempre fazer divulgações diretamente aos mesmos, como eventos, exames ou confraternizações, fora a questão dos aniversários, extremamente importante para aqueles que querem fidelizar e tornar especial o aluno.

Quando falamos então em turmas, a necessidade de um sistema como o DojoWeb fica então ainda mais evidente. Uma turma demanda uma organização mais dinâmica, uma vez que poderá haver um trânsito de alunos saindo ou entrando, alterando assim a capacidade da turma, por exemplo.

Existe também a delimitação de horários pois se o espaço para as aulas for único não pode haver sobreposição da grade horária. A alocação de professor é outro ponto fundamental, principalmente no caso do nosso software onde o comissionamento para professor se baseia na quantidade de alunos da turma. Então caso você precise controlar o quanto pagar ao seu instrutor manter atualizado a quantidade e quem são os alunos é fundamental, isto sem falar nas listas de presença, tema que abordamos neste artigo.

Sabia das suas turmas em qualquer lugar

O controle de turmas e alunos também se torna essencial quando se tem aulas em lugares fora da sua academia, como por exemplo em escolas ou projetos sociais. Nestes casos então manter os dados atualizados e que possam ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet é um grande facilitador gerencial, principalmente quando se precisa prestar contas para órgãos fiscalizadores. Novamente, um sistema totalmente web como o DojoWeb serve perfeitamente para esta ação, pois com ele não é necessário anotar em papéis para depois alimentar o sistema de volta ao centro de lutas, mas sim in loco, reduzindo a margem de erro ou esquecimento.

Então pense bem em como organizar seus cadastros e sua grade de turma e veja as vantagens que a adoção de um software para isso podem lhe proporcionar!


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